Wydział Administracyjny - A

Naczelnik wydziału Beata Czerwińska-Dusiłło	parter, pok. 27A   16 624 62 11, 16 624 62 49
Referat Obsługi Rady i Zarządu Powiatu Elżbieta Trubas - Kierownik referatu	I piętro, pok. 134/135   16 624 62 20, 16 624 62 49
Referat Administracji i Informatyki Biuro Podawcze	parter, pok. 1   16 624 62 00, 16 624 62 49   kancelaria@powiat.jaroslaw.pl
Sekretariat	I pietro, pok. 142   16 624 62 13, 16 624 62 49   sekretariat@powiat.jaroslaw.pl
Administracja Biuro Rzeczy Znalezionych	parter, pok. 2   16 624 62 15, 16 624 62 49   ai@powiat.jaroslaw.pl
Administracja	parter, pok. 27A   16 624 62 53, 16 624 62 49
Informatycy	parter, pok. 3   16 624 62 56, 16 624 62 49
Archiwum zakładowe	III piętro, pok. 324   16 624 62 81, 16 624 62 49

 
Zadania w zakresie spraw administracyjnych:

• Prowadzenie spraw związanych z:
   - zaopatrzeniem w artykuły biurowe oraz sprzęt teleinformatyczny,
   - zakupem usług pocztowych,
   - zamawianiem, ewidencjonowaniem oraz likwidacją pieczątek i pieczęci urzędowych,
   - zapewnieniem łączności w obiektach urzędu,
   - obsługą techniczno-administracyjną spotkań organizowanych w sali narad,
  
• Prowadzenie biura rzeczy znalezionych oraz postępowań w tym zakresie.
• Prenumerata prasy.
• Zakup literatury fachowej i innych wydawnictw (książki i wydawnictwa wraz z aktualizacjami), prowadzenie ewidencji zakupionych wydawnictw i wydawanie ich do użytku pracownikom.
• Prowadzenie tablicy ogłoszeń;
• Gospodarowanie taborem samochodów służbowych.
• Ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców.
• Prowadzenie spraw socjalnych pracowników.

Zadania w zakresie sekretariatu:

• Prowadzenie i obsługa sekretariatu starosty i wicestarosty.
  
• Prowadzenie książki kontroli zewnętrznych.
  
• Wystawanie delegacji służbowych pracownikom oraz prowadzenie rejestru wydanych delegacji.
  
• Prowadzenie ewidencji przyjęć klientów przez starostę i wicestarostę.

Zadania w zakresie biura podawczego:

• Prowadzenie i obsługa biura podawczego.
  
• Obsługa elektronicznej skrzynki podawczej.
  
• Przyjmowanie korespondencji, w tym: faksów, ofert przetargowych i konkursowych.
  
• Rejestracja korespondencji wpływającej w systemie informatycznym.
  
• Dokonywanie rozdziału korespondencji oraz przekazywanie jej do dekretacji właściwym osobom i organom.
  
• Wysyłanie pism urzędowych, w tym prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących.
  
• Doręczanie przesyłek adresatom miejscowym.
  
• Obsługa centrali telefonicznej.

Zadania w zakresie archiwum zakładowego:

• Prowadzenie i obsługa archiwum zakładowego.
  
• Przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych.
  
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
  
• Prowadzenie skontrum dokumentacji.
  
• Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
  
• Udostępnianie przechowywanej dokumentacji
  
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej.
  
• Przeprowadzanie kwerend archiwalnych.
  
• Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
  
• Przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
  
• Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
  
• Sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Zadania w zakresie informatyki:

• Administrowanie systemami informatycznymi, archiwizowanie danych oraz kontrola legalności systemów.
  
• Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania.
  
• Administrowanie lokalną siecią komputerową.
  
• Administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów.
  
• Administrowanie stroną www powiatu przy współpracy z wydziałem rozwoju i promocji powiatu.
  
• Koordynowanie prac związanych z e-administracją, wdrażanie nowych e-usług w tym kart usług.
  
• Serwisowanie sprzętu komputerowego.
  
• Zapewnienie niezbędnych dla pracy urzędu usług teleinformatycznych oraz zarządzanie infrastrukturą techniczną w tym zakresie.
  
• Nadzór nad wdrażaniem i eksploatacją systemów teleinformatycznych i oprogramowania.
  
• Wykonywanie prac związanych z bieżącą obsługą systemów teleinformatycznych, w tym tworzenie kopii bezpieczeństwa, archiwizowanie baz danych, profilaktyka antywirusowa.
  
• Udzielanie instruktażu z systemów teleinformatycznych używanych w urzędzie oraz nadzorowanie poprawności obsługi sprzętu elektronicznego.
  
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.
  
• Współpraca z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji.
     - przy realizacji polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemach teleinformatycznych,
     - w zapewnieniu ochrony danych zawartych w systemach teleinformatycznych,
     - przy nadawaniu uprawnień dostępu do danych i systemów,
  
• Przygotowywanie dokumentacji na dostawy i usługi w zakresie informatyzacji.
• Utrzymanie infrastruktury oraz nadzorowanie ciągłości dostarczania usług zewnętrznych w zakresie usług teleinformatycznych.
  
• Przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemów informatycznych;
  
• Prowadzenie BIP przy współpracy z komórkami organizacyjnymi.

Zadania w zakresie w zakresie administrowania nieruchomością urzędu oraz gospodarki środkami rzeczowymi:

• prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem własnych obiektów i pomieszczeń,
  
• dokonywanie przeglądów technicznych,
  
• prowadzenie wykazu obiektów i pomieszczeń (książki obiektów, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej, dokumentacji przeglądów technicznych),
  
• przeprowadzanie konserwacji i remontów budynków i urządzeń technicznych w tych budynkach,
  
• przygotowywanie w części merytorycznej dokumentacji niezbędnej do udzielania zamówień publicznych na usługi związane z konserwacją i remontami obiektów,
  
• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów (zleceń, zamówień, fakturowania) w zakresie obsługi budynków, w tym dostawy mediów komunalnych,
  
• zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów, w tym pielęgnacja zieleni,
  
• prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem dostępu do pomieszczeń oraz mienia urzędu,
  
• współpraca z inspektorem do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie zapewnienia przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego,
  
• zaopatrzenie techniczne na cele wyposażenia budynku oraz gospodarowanie składnikami rzeczowymi majątku ruchomego i prowadzenie jego ewidencji;

Zadania w zakresie spraw związanych z mieniem powiatu:

• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia,
  
• prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, przekazywaniem lub likwidacją zbędnych składników majątku ruchomego znajdującego się w urzędzie i nieruchomościach nieprzekazanych w trwały zarząd innym jednostkom organizacyjnym;

Zadania w zakresie obsługi Rady i Zarządu Powiatu:

• prowadzenie obsługi administracyjnej oraz merytorycznej rady, komisji rady i zarządu;
  
• gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy rady, komisji rady i zarządu;
  
• przekazywanie uchwał rady i zarządu do realizacji właściwym merytorycznie kierownikom komórek organizacyjnych oraz kierownikom powiatowych jednostek;
  
• przekazywanie do realizacji oraz czuwanie nad terminową realizacją wniosków komisji rady oraz interpelacji i zapytań radnych;
  
• przygotowywanie oraz przedkładanie organom nadzoru uchwał rady, komisji rady i zarządu;
  
• udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;
  
• przygotowywanie miesięcznej informacji w celu naliczenia diet radnych;
  
• wykonywanie zadań związanych z reklamowaniem radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej żołnierzy rezerwy;
  
• opracowywanie projektów sprawozdań z działalności rady, komisji rady i zarządu;
  
• prowadzenie spraw z zakresu załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości rady;
  
• prowadzenie biura przewodniczącego rady;
  
• przekazywanie oświadczeń majątkowych składanych przewodniczącemu rady - staroście oraz do urzędu skarbowego;
  
• prowadzenie zbioru prawa miejscowego;
  
• prowadzenie rejestrów:
    - uchwał rady i zarządu,
    - interpelacji, zapytań i wniosków radnych.

Karty usług - Biuro Rzeczy Znalezionych